Keberhasilan banyak perusahaan di dunia dalam menerapkan metode 5S telah menjadi pijakan awal yang mendasar sebagai bagian yang fundamental dalam mencanangkan penerapan strategi perbaikan terus menerus sehingga menempatkan metode 5S sebagai salah satu elemen yang penting dalam melakukan penerapan lean management yang sedang popular. 5S adalah suatu sistem untuk mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan produktivitas melalui terciptanya tempat kerja yang teratur, rapi, sistimatis dengan menggunakan isyarat visual untuk mencapai hasil operasional yang efektif jika dijalankan dengan konsisten. Istilah 5S berasal dari bahasa Jepang yang dikenal sebagai singkatan dari: Seiri (Pemilahan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembersihan), Setsuke (Pemantapan), dan Seiketsu (Pembiasaan).
Pelaksanaan metode 5S bukanlah tindakan kegiatan yang dilakukan sekali saja ataupun sesaat yang hanya dilakukan tergantung kondisi dan kemauan manajemen tingkat atas yang baisanya baru bereaksi untuk mengusulkan suatu tindakan perbaikan ketika terjadi permasalahan yang muncul secara mendadak, akan tetapi harus merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara rutin dalam konteks budaya perusahaan/organisasi yang harus dibangun sebagai wujud tindakan perbaikan yang spontan dan berkesinambungan. Sebagai suatu langkah awal yang strategis penerapan 5S yang efektif harus berawal dari merubah paradigma karyawan untuk mengatasi kurangnya toleransi karyawan terhadap sikap dan pola pikir dalam mengatasi hal-hal yang tidak standar dalam suatu lingkungan kerja. Tahapan strategis yang efektif dalam memulai pelaksanaan penerapan metode 5S yang efektif adalah sebagai berikut:
- Membentuk Team 5S: Anggota tim 5S harus terorganisir dengan baik serta dibekali pemahaman yang memadai mengenai penerapan 5S yang sistematis dan tepat sasaran. Karena apabila penguasaan/pemahaman 5S dari anggota tim yang terbentuk belum memungkinkan maka langkah yang harus ditempuh adalah mengutus beberapa diantara mereka untuk mendapatkan pembekalan pemahaman yang cukup melalui pelatihan penerapan 5S diluar lingkungan perusahaan. Cara ini akan lebih efektif karena selain dapat dijadikan sebagai ajang pengenalan 5S kepada seluruh anggota tim maupun karyawan, juga dapat merupakan momentum terciptanya inisiatif untuk mendapatkan ide/gagasan baru yang lebih baik dalam mengoptimalkan hasil penerapan 5S yang akan dijalankan.
- Merancang Sistem Pelaksanaan 5S: Team harus menyusun dan merencanakan sistem pelaksanaan 5S yang baik sesuai kondisi aktual di perusahaan. Lakukan observasi di lapangan dengan melihat dan mengevaluasi langsung situasi kerja yang sebenarnya agar benar-benar mengacuh pada aktualisasi sistem kerja yang sedang berjalan di lapangan. Dalam tahapan ini tim harus merumuskan aturan serta tata cara prosedur seperti Merancang SOP Pelaksanaan 5S, Merancang Lembaran Audit Standar 5S, dan Mengatur Pelaksanaan Audit 5S.
- Pilot Project 5S: Saat rancangan prosedur pelaksanaan 5S terselesaikan maka langkah selanjutnya adalah menerapkan metode pelaksanaan 5S sesuai prosedur aturan yang telah ditetapkan. Untuk menetapkan kapan waktu yang tepat memulai menerapkan 5S maka cara yang efektif sebaiknya mengawali penerapannya pada salah satu area tertentu sebagai pilot project (proyek percontohan) yang pelaksanaannya dapat dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak dari lintas karyawan. Cara ini sangat efektif sebagai tahapan awal yang berfungsi sebagai proyek percontohan yang selanjutnya dapat ditindaklanjuti dan diikuti penerapannya pada area lain yang berbeda.
- Kick Off Penerapan 5S: Ketika sistem 5S diterapkan dan diperkenalkan kepada seluruh jajaran di perusahaan, pada umumnya diawal dengan acara semacam kick off sekaligus sebagai wadah pemberitahuan dimulainya penerapan 5S secara resmi kepada seluruh karyawan yang sebaiknya disampaikan secara resmi oleh jajaran direksi/pimpinan. Hal ini sangat penting sebagai wadah pemberian dukungan penuh pihak manajemen yang diperlihatkan kepada seluruh karyawan juga merupakan wujud tindakan keperdulian langsung yang dapat diharapkan sangat efektif dalam memompa semangat karyawan untuk maju dengan harapan dapat melahirkan komitmen kebersamaan yang kokoh dalam menjalankan sistem yang dapat memajukan perusahaan.
- Training Penerapan 5S: Dibutuhkan suatu pelatihan yang memadai bagi karyawan untuk menerapkan metode 5S yang baik karena penguasaan metode serta pengetahuan dasar bagaimana menjalankan 5S. Terwujudnya pelaksanaan 5S yang sistimatis akan bermuara pada sasaran yang merupakan tahapan paling penting dari penerapan 5S dalam mendukung kualitas dan efisiensi karena hasil akhirnya dapat menyentuh pembangunan budaya yang positif pada lingkungan kerja itu sendiri.
- Melaksanakan Audit 5S: Langkah yang paling benar dan tepat dalam menjamin pelaksanaan program pelaksanaan 5S yang stabil dan konsisten sesuai prosedur harus ditempuh pelaksanaan audit 5S yang efektif dimana dalam pelaksanaannya audit 5S dapat diterapkan secara terjadwal sebagai tindakan pengendalian yang terkontrol dan ketahui oleh semua pihak terkait. Tujuan pelaksanan audit diatas sedikitnya dapat memberikan sinyal pemberitahuan yang bersifat peringatan agar selalu konsisten dalam menerapkan konsep 5S kepada setiap karyawan agar selalu memantau secara konsisten tentang kemajuan pelaksanaan 5S yang diterapkan.
- Visualisasi Pencapaian 5S: Setiap penerapan 5S memiliki tujuan baik dan berdampak positif dalam menopang pencapaian visi suatu perusahaan sesuai dengan yang diharapkan yaitu terciptanya lingkungan kerja yang bersih, rapi, terorganisir sehingga dapat menciptakan disiplin karyawan yang tinggi dalam bekerja. Penerapan sistem visual manajemen menyangkut pencapaian 5S pada beberapa perusahaan menggunakan papan board yang mudah diakses oleh siapa saja dengan menyajikan informasi penting tentang kemajuan penerapan 5S dan temuan permasalahan.
Terbentuknya budaya 5S yang baik sesuai yang diharapkan dapat menjadi mekanisme yang efektif dalam menemukan potensi perbaikan dari yang berskala kecil maupun besar karena aktifitas 5S yang konsisten dan efektif akan mampu menemukan aspek pemborosan yang ada disetiap di lingkungan kerja.
Disadur dari berbagai sumber